symphony > workflow manager

Symphony > workflow manager

Kennen Sie das? 
»Wir brauchen übermorgen 5.000 Flyer auf der Messe in Hannover. Das Marketing braucht 500 englische Versionen, die Filialen brauchen vorab Muster, die Visitenkarten im neuen Design und dazu noch die Give-Aways! Das schaffen Sie doch, oder?« Hier ist mehr als perfektes Druckhandwerk gefragt. Hier müssen Sie gleichzeitig für die optimale Logistik, perfekten Service und reibungslose Abläufe sorgen. Leider verlieren Sie auf diesem Weg häufig nicht nur Nerven und Zeit, sondern auch bares Geld.

Nur perfekt drucken war gestern!

SYMPHONY erweitert Ihr Geschäftsmodell durch die Automatisierung aller Prozesse, die Konsolidierung der Auftragseingänge, erstklassige Logistik, perfektes Timing für komplexe Aufträge und deutlicher Rückgang Ihrer Reklamationen. SYMPHONY realisiert ungenutzte Effizienz-Potentiale und erhöht die Prozesssicherheit.

Sind Sie bereits im Web to Print Geschäft unterwegs? Mit SYMPHONY erreichen Sie den Automationsgrad, der dieses Geschäftsmodell profitabel macht.

 

 

Sprechen Sie uns an!

Martin Klein
Martin Klein

Geschäftsführer

+49 711 34 19 00-16 
martin.klein(at)ctrl-s.de

Weitere Informationen: Downloads

Symphony Features

Ein modulares System voller Vorteile

SYMPHONY ist ein komplett neuer und revolutionärer Ansatz zur Optimierung der Workflows in Druckereien. Der modulare Aufbau und die Workflowengine erlauben die individuelle Anpassung an alle Abläufe in Ihrer Wertschöpfungskette. Mit SYMPHONY automatisieren Sie alle Prozesse, verbessern Ihre Ergebnisse und gewinnen die Zeit, die Sie zur Betreuung Ihrer Kunden und zur Weiterentwicklung Ihres Geschäftes benötigen.

Zentrale Bedienung: Der Conductor

Der „Conductor“ ist der zentrale Client zur Bedienung der einzelnen Module in Symphony. Er kann für jeden User mit den Modulen (Plugins) ausgestattet werden, die der User zur Verrichtung seiner Arbeit benötigt. Im Alltag der meisten Mitarbeiter werden im Wesentlichen unterschiedliche Sichten auf den Auftragsbestand sinnvoll sein. Im Abschnitt Auftragsliste ist beschrieben, welche Möglichkeiten zur Filterung und Sortierung der Auftragslisten möglich ist. Über „Plugin hinzufügen“ ist es möglich eigene Kacheln mit unterschiedlichen Auftragslisten zu erstellen. Es ist möglich mehrere Auftragsansichten und weitere Plugins gleichzeitig zu starten, um schnell zwischen verschiedenen Ansichten hin- und herspringen zu können.

Voller Durchblick: Die Auftragsliste

Mit der Auftragsliste sind die verantwortlichen Mitarbeiter über alle Auftragsinformationen in Realtime informiert. Auch zehntausende von Aufträgen verlieren so Ihre Schrecken.

  • Auftragseingänge
  • Auftragsquelle
  • Statusänderungen
  • Terminsituation
  • Details des Auftrags
  • Details zum Besteller
  • Voransicht
  • Tracking-ID zur Sendungsverfolgung
  • Auftragshistorie
  • auf diesen Auftrag gebuchte Kosten
  • ...

Aus der Auftragsliste können die Module Versand und Abrechnung gestartet werden. Für eine übersichtliche Darstellung kann nach allen Details gesucht, gefiltert und gruppiert werden. 

Vollautomatisch: Die Statuserfassung

Durch die automatisierte Statuserfassung wird in Echtzeit auf der Auftragsliste sichtbar, welcher Prozessschritt bereits absolviert ist,

Ist ein bestimmter Status erreicht, lösen die intelligenten Workflows die nächste Aktion aus. Ist z. B. eine Position versandbereit, wird sie zusammen mit anderen Positionen an dieselbe Lieferadresse auf eine Packliste gestellt.

Die Status werden erfasst, wenn der Auftrag einen bestimmten Prozessschritt erreicht. Status können

  • automatisch durch JMF-Kommunikation
  • semiautomatisch durch Scan des Barcodes auf der Auftragstasche
  • manuell durch Angabe des Status in der Auftragsliste

erfasst werden.

Intelligente Steuerung: Der Workflow Editor

Der Workfloweditor ist ein mächtiges Werkzeug zur Generierung von Workflows, die perfekt auf die komplexen Abläufe in Ihrem Unternehmen abgestimmt sind. Das geht einfach und ohne Programmierkenntnisse in einem grafischen Editor. Im Gegensatz zu vielen am Markt bekannten Produkten, die den selben Namen tragen, lassen sich im SYMPHONY Workflow-Editor auch Abläufe erstellen, die Regeln und Bedingungen enthalten. Pfiffige Administratoren bauen damit generische Workflows, die je nach Eintritt der einen oder der anderen Bedingung z. B. Aktionen auslösen, Status setzen oder eine E-Mail versenden. Workflows werden an Produkte gebunden, damit z. B. eine klebegebunde Broschüre anderen Workflows folgt als ein Lagerprodukt oder eine Visitenkarte. Auch andere SYMPHONY-Objekte (Platten, Druckbogen, Aufträge, Packlisten, Lieferscheine, Rechnungen etc.) können an Workflows gebunden sein oder durch Workflows gesteuert werden.

Unterschiedlichste Quellen: Auftragseingänge

Auf die Druckindustrie rollt eine Welle von Kundenanforderungen nach Verschlankung der Auftragsbearbeitung zu. Mit SYMPHONY sind Sie bestens vorbereitet – in SYMPHONY spielt es keine Rolle, wo Ihre Aufträge angelegt werden:

  • MIS
  • ERP-Systeme der Kunden
  • Webportale der Kunden
  • Druckereieigene Webportale und w2p-Systeme
  • Vorstufenworkflow
  • Mail
  • PDF
  • CSV, XLS, XML
  • ...

Alle Aufträge werden übersichtlich und zentral dargestellt und abgearbeitet. 

Echte Integration: Web to Print Portale

Symphony kann eine beliebige Anzahl von w2p-Portalen, Shop-Systemen und/oder andere Kundenschnittstellen unterschiedlicher Hersteller und Betreiber so integrieren, dass die übermittelten Aufträge gemeinsam in Workflows abgearbeitet werden können. Die Aufträge sind zentral in der Symphony-Auftragsliste zu verfolgen, die Produktion kann mit den in Symphony bereitgestellten Mechanismen gesteuert werden. Von der Sammelformerstellung bis zur Auslieferung profitieren Sie von schlanken Automatismen.

Profitmaximierung: Sammelformen

Sammelformen sind die Voraussetzung für ein profitables Web to Print Geschäft. Symphony unterstützt die Produktion von Sammelformen über den Prinect Gang Job Assistant. Aufträge können an Prinect übergeben und dort zum Sammeln bereitgestellt werden. Symphony verfolgt, welcher Einzelauftrag auf welcher Sammelform produziert wird. Die anschließende Weiterverarbeitung und der Versand (siehe Versandoptimierung) werden überwacht und gesteuert. In Zusammenarbeit mit dem Modul Lager (siehe Warehousing) können Vor- und Eindrucke gesteuert werden.

Und wenn sich für das eine oder andere Produkt nicht genügend Aufträge für Sammelformen finden, leitet SYMPHONY die Daten automatisiert an den Sammelformdrucker Ihres Vertrauens weiter.

Prepress Service: Sammelformen

Sammelformen kostengünstig bei ctrl-s zu fertigen vermeidet Investitionen in die erforderliche Software, Kosten für deren Pflege, die personalintensiven Arbeiten in der Vorstufe und den Aufbau des für Sammelformen erforderlichen Knowhows. Dieses Vorgehen empfiehlt sich vor allem beim Aufbau von Webportalen und anderen Geschäftsmodellen, die eine Vielzahl von auf Sammelformen abbildbaren Einzelaufträgen nach sich ziehen. Sobald der Umfang der zu fertigenden Sammelformen den Einstieg in diese Technik für die Druckerei attraktiv macht, kann problemlos auf eigene Ressourcen gewechselt werden.

Unverwechselbar: Vor- und Eindruckverwaltung

Wer eine Vielzahl von Vordrucken am Lager hält, kann schon mal den Überblick verlieren. Damit Sie den behalten unterstützt Sie SYMPHONY mit einer schlauen Vor- und Eindruckverwaltung. Das System kennt die Menge der am Lager liegenden Vordrucke, bucht die für Eindrucke erforderlichen Bogen automatisch ab und informiert den zuständigen Mitarbeiter beim Erreichen des definierten Schwellenwertes über erforderliche Nachproduktionen. Und für die Unverwechselbarkeit der Vordrucke sorgen wir, in dem vor Produktionsbeginn Vor- und Eindruck per Barcode abgeglichen werden. Teure Verwechslungen ausgeschlossen!

Einfach und doch effektiv: Produktionssteuerung

Wer heute in der Druckindustrie noch profitabel arbeiten will, muss automatisieren und standardisieren. In SYMPHONY definieren Sie alle Abläufe einmalig für Produkte oder Produktgruppen, anschließend wird nach diesem Schema gearbeitet. Sie steuern unterschiedliche Produktionsverfahren und -maschinen im eigenen Unternehmen und bei externen Partnern. Für jedes einzelne Produkt ist immer klar, wo es sich gerade befindet und welcher Arbeitsschritt als nächstes ansteht.

Und weil SYMPHONY flexibel ist, können Sie trotz aller Automatismen und Standards immer eingreifen und selbst die Ausnahme in den intelligenten Workflows definieren und in's Regelwerk aufnehmen.

Damit jeder weiß was zu tun ist: Auftragsbegleitformulare

Ob am Bildschirm oder als Hardcopy: Die perfekten Auftragsbegleitformulare informieren alle Prozessbeteiligten im Detail über jeden Arbeitsschritt. SYMPHONY kann den Fokus von Sammelformen auf Einzelpositionen je nach Workflowschritt wechseln. So findet sich auf den Auftragsbegleitformularen sowohl ein Barcode zur Identifikation des Bogens, als auch der einzelnen Positionen. Für Sammelformen wird nach dem Sammeln ein Bogenbegleitformular erzeugt, das alle auf der Sammelform enthaltenen Positionen beschreibt und visualisiert. Besonders stolz sind wir auf die Produktvisualisierung auf Bogenbegleitformularen und Packlisten. Bei verwechselbaren Produkten kann mit einem Ausschnitt, der das unverwechselbare Spezifikum der einzelnen Sorte zeigt, dem Mitarbeiter geholfen werden, das richtige Produkt in's richtige Paket zu stecken.

Alles in ein Paket: Versandoptimierung und Logistiksteuerung

Symphony erstellt Packlisten für versandfertige Drucksachen und ggf. weitere Produkte. Produkte werden nach unterschiedlichen Kriterien (z. B. der Lieferadresse oder der Kostenstelle) und unabhängig vom Bestell- und Fertigungsprozess oder der Lagerhaltung für den Versand bereitgestellt. Abhängig von definierten Parametern (z. B. des Gewichts oder des Zielortes) wird der Shipmentprovider automatisiert ausgewählt. Alle erforderlichen Versandpapiere werden erstellt, die Tracking-ID des Paketes dokumentiert und in der Symphony-Auftragsliste und ggf. auch im w2p-Portal zur Nachverfolgung bereitgestellt. Die Versandmitarbeiter werden durch eine intuitive Bedienoberfläche durch den Prozess geführt und haben über die Visualisierung der Unterscheidungsmerkmale der Produkte stets die Kontrolle. Die Symphony-Versandapp ermöglicht insbesondere für kleinteilige und komplexe Versandvorgänge eine enorme Reduktion von Fehlern und eine Verschlankung um Faktoren gegenüber den üblicherweise eingesetzten Tools.

Logistik zum Geschäft entwickeln: Warehousing

Mit dem Modul Lager ermöglicht Symphony die nahtlose Integration von Warehousing. Für Lagerprodukte werden nach der Bestellung oder des Abrufs Lagerentnahmeformulare und Packlisten generiert. Die Lagerverwaltung bietet die Möglichkeit verschiedene Lager (auch standortübergreifend oder bei Dienstleistern) und Lagerorte (z. B. Palettenplätze oder Regalsysteme) einzurichten und kann durch Workflows gesteuert werden. Ein Ereignis im Workflow (z. B. eine Bestellung in einem Shopsystem) löst eine Lageraktion aus (z. B. die Aufforderung zur Lagerentnahme und Bereitstellung im Versand). Das Modul eignet sich auch zur Optimierung interner Prozesse, wie z. B. der Bereitstellung, Identifizierung und Bestandsführung von Vordrucken.

Aufgeräumt: Lagerverwaltung

In SYMPHONY steht ein umfassendes Lagerverwaltungsmodul zur Verfügung. Über Schnittstellen wird dem Frontend (z.B. dem Shop) mitgeteilt, welche Mengen im Lager noch zur Verfügung stehen. Abgänge werden automatisch verbucht.

Sie haben schon eine perfekte Lager- und Materialverwaltung? Dann bauen wir dorthin eine Schnittstelle!

Online: WebClient für externe Partner

Externe Partner, T-Shirt-Beflocker, Stempelfabrikanten, Druckereien oder Logistiker unterstützen Sie bei der Bewältigung Ihrer Aufgaben als Marketing-Service-Provider. Aufträge oder Teilaufträge, die sie dorthin weitergeben, sollen genauso in die Workflows eingebunden sein, wie Aufträge, die sie selbst fertigen. Stellen Sie diesen Partnern einen einfach zu bedienender WebClient zu Verfügung, der diese in die Lager versetzt Statusmeldungen, Tracking-IDs, etc. rückzumelden. Die externen Partner sehen natürlich nur die Aufträge, die für sie bestimmt sind.

Eingebunden: externe Partner

Man kann nicht alles selber machen. SYMPHONY kann einzelne Produkte oder Produktgruppen automatisiert an externe Partner übergeben. Denken Sie z. B. an Produkte, die keine wirtschaftlich sinnvollen Sammelformen in Ihrer Druckerei ergeben. Wenn Sie solche Produkte automatisiert an den Sammelformdrucker Ihres Vertrauens übergeben, können Sie dennoch den Kunden bedienen. Die Partner können transparent in die Produktion eingebunden werden. Statusmeldungen erfolgen automatisiert durch Scan des Barcodes auf den Auftragsbegleitpapieren oder via Webclient. Natürlich profitieren auch Aufträge, die extern produziert werden, von allen Features, die SYMPHONY zur Verfügung stellt.

Enge Termine: Ampelsystem

Das SYMPHONY Ampelsystem zeigt Ihnen auf einen Blick wo der Auftrag steht. Bei überwiegend Grün ist der Disponent entspannt, bei Gelb sollte er mal nachschauen und bei Rot die Alarmglocke läuten. Schließlich haben Sie sich den Ruf als pünktlicher Lieferant hart erarbeitet.

Vergisst keinen Aufwand: Fakturierung

Im Standard enthält SYMPHONY die Möglichkeit als Leistungsnachweis Excellisten auszuleiten, die Sie einer Rechnung aus Ihrem MIS oder Ihrer Finanzbuchhaltung anfügen.

Das SYMPHONY-Fakturierungsmodul erlaubt Ihnen darüber hinaus in  einem komfortablen Wizard Rechnungen wöchentlich, monatlich oder quartalsweise nach den unterschiedlichsten Kriterien zu erstellen: z.B. pro Lieferadresse, pro im Shop angegebener Rechnungsadresse, pro Kostenstelle, Purchase Order oder .... Das Beste daran: Sie können diese Rechnungsläufe speichern und zum nächsten Abrechungszeitraum einfach erneut aufrufen. So erstellen Sie mit wenigen Mausklicks Rechnungen, für die in der Vergangenheit tagelange Excelorgien veranstaltet werden mussten.

Unbeschränkt beschränken: Rechte und Rollen

SYMPHONY erlaubt es Ihrem Admin, granulare Rechte zu setzen, so dass alle am Prozess Beteiligten genau das sehen, was sie für Ihren Job benötigen und tun können, was getan werden muss.

Perfekt informiert: Nachverfolgung, Historie, Reports

SYMPHONY unterstützt Sie bei der Recherche nach Vorgängen. Wer was wann getan hat ist immer nachzuvollziehen. In der Auftragsliste ist zu jeder Position eine Historie abgelegt, das System führt umfangreiche Logs. Naheliegend, dass daraus eine Reportingfähigkeit resultiert, die es Ihnen ermöglicht, alle Informationen aus dem System zu entnehmen, die Sie für die Gestaltung der Zukunft benötigen.

Up to date: Technik

Symphony ist als Client/Server-Lösung konzipiert und läuft auf der leistungsfähigen ctrl-s Serverfarm. Sie installieren lediglich einen sich selbst updatenden Client und müssen sich sonst um nichts kümmern. Das nennen wir managed SaaS.

Für die Spezialisten unter Ihnen ist die modulare Architektur des Systems sicherlich von Interesse. Der extrem leistungsfähige Kernel umfasst die Kernfunktionen und die Datenbanken. Module und Workflows greifen über APIs auf den Kernel zu. Daher sind Anpassungen unbegrenzt und individuell möglich und schnell gemacht.