symphony > workflow manager

Mit der Auftragsliste sind die verantwortlichen Mitarbeiter über alle Auftragsinformationen in Realtime informiert. Auch zehntausende von Aufträgen verlieren so Ihre Schrecken.

• Auftragseingänge
• Auftragsquelle
• Statusänderungen
• Terminsituation
• Details des Auftrags
• Details zum Besteller
• Voransicht
• Tracking-ID zur Sendungsverfolgung
• Auftragshistorie
• auf diesen Auftrag gebuchte Kosten
• ...

Aus der Auftragsliste können die Module Versand und Abrechnung gestartet werden. Für eine übersichtliche Darstellung kann nach allen Details gesucht, gefiltert und gruppiert werden. 

Durch die automatisierte Statuserfassung wird in Echtzeit auf der Auftragsliste sichtbar, welcher Prozessschritt bereits absolviert ist,

Ist ein bestimmter Status erreicht, lösen die intelligenten Workflows die nächste Aktion aus. Ist z. B. eine Position versandbereit, wird sie zusammen mit anderen Positionen an dieselbe Lieferadresse auf eine Packliste gestellt.

Die Status werden erfasst, wenn der Auftrag einen bestimmten Prozessschritt erreicht. Status können

• automatisch durch JMF-Kommunikation
• semiautomatisch durch Scan des Barcodes auf der Auftragstasche
• manuell durch Angabe des Status in der Auftragsliste

erfasst werden.

Der Workfloweditor ist ein mächtiges Werkzeug zur Generierung von Workflows, die perfekt auf die komplexen Abläufe in Ihrem Unternehmen abgestimmt sind. Das geht einfach und ohne Programmierkenntnisse in einem grafischen Editor. Im Gegensatz zu vielen am Markt bekannten Produkten, die den selben Namen tragen, lassen sich im SYMPHONY Workflow-Editor auch Abläufe erstellen, die Regeln und Bedingungen enthalten. Pfiffige Administratoren bauen damit generische Workflows, die je nach Eintritt der einen oder der anderen Bedingung z. B. Aktionen auslösen, Status setzen oder eine E-Mail versenden. Workflows werden an Produkte gebunden, damit z. B. eine klebegebunde Broschüre anderen Workflows folgt als ein Lagerprodukt oder eine Visitenkarte. Auch andere SYMPHONY-Objekte (Platten, Druckbogen, Aufträge, Packlisten, Lieferscheine, Rechnungen etc.) können an Workflows gebunden sein oder durch Workflows gesteuert werden.

Auf die Druckindustrie rollt eine Welle von Kundenanforderungen nach Verschlankung der Auftragsbearbeitung zu. Mit SYMPHONY sind Sie bestens vorbereitet – in SYMPHONY spielt es keine Rolle, wo Ihre Aufträge angelegt werden:

• MIS
• ERP-Systeme der Kunden
• Webportale der Kunden
• Druckereieigene Webportale und w2p-Systeme
• Vorstufenworkflow
• Mail
• PDF
• CSV, XLS, XML
• ...

Alle Aufträge werden übersichtlich und zentral dargestellt und abgearbeitet. 

Symphony kann eine beliebige Anzahl von w2p-Portalen, Shop-Systemen und/oder andere Kundenschnittstellen unterschiedlicher Hersteller und Betreiber so integrieren, dass die übermittelten Aufträge gemeinsam in Workflows abgearbeitet werden können. Die Aufträge sind zentral in der Symphony-Auftragsliste zu verfolgen, die Produktion kann mit den in Symphony bereitgestellten Mechanismen gesteuert werden. Von der Sammelformerstellung bis zur Auslieferung profitieren Sie von schlanken Automatismen.

Sammelformen sind die Voraussetzung für ein profitables Web to Print Geschäft. Symphony unterstützt die Produktion von Sammelformen über den Prinect Gang Job Assistant. Aufträge können an Prinect übergeben und dort zum Sammeln bereitgestellt werden. Symphony verfolgt, welcher Einzelauftrag auf welcher Sammelform produziert wird. Die anschließende Weiterverarbeitung und der Versand (siehe Versandoptimierung) werden überwacht und gesteuert. In Zusammenarbeit mit dem Modul Lager (siehe Warehousing) können Vor- und Eindrucke gesteuert werden.

Und wenn sich für das eine oder andere Produkt nicht genügend Aufträge für Sammelformen finden, leitet SYMPHONY die Daten automatisiert an den Sammelformdrucker Ihres Vertrauens weiter.

Sammelformen kostengünstig bei ctrl-s zu fertigen vermeidet Investitionen in die erforderliche Software, Kosten für deren Pflege, die personalintensiven Arbeiten in der Vorstufe und den Aufbau des für Sammelformen erforderlichen Knowhows. Dieses Vorgehen empfiehlt sich vor allem beim Aufbau von Webportalen und anderen Geschäftsmodellen, die eine Vielzahl von auf Sammelformen abbildbaren Einzelaufträgen nach sich ziehen. Sobald der Umfang der zu fertigenden Sammelformen den Einstieg in diese Technik für die Druckerei attraktiv macht, kann problemlos auf eigene Ressourcen gewechselt werden.

Wer eine Vielzahl von Vordrucken am Lager hält, kann schon mal den Überblick verlieren. Damit Sie den behalten unterstützt Sie SYMPHONY mit einer schlauen Vor- und Eindruckverwaltung. Das System kennt die Menge der am Lager liegenden Vordrucke, bucht die für Eindrucke erforderlichen Bogen automatisch ab und informiert den zuständigen Mitarbeiter beim Erreichen des definierten Schwellenwertes über erforderliche Nachproduktionen. Und für die Unverwechselbarkeit der Vordrucke sorgen wir, in dem vor Produktionsbeginn Vor- und Eindruck per Barcode abgeglichen werden. Teure Verwechslungen ausgeschlossen!

Ob am Bildschirm oder als Hardcopy: Die perfekten Auftragsbegleitformulare informieren alle Prozessbeteiligten im Detail über jeden Arbeitsschritt. SYMPHONY kann den Fokus von Sammelformen auf Einzelpositionen je nach Workflowschritt wechseln. So findet sich auf den Auftragsbegleitformularen sowohl ein Barcode zur Identifikation des Bogens, als auch der einzelnen Positionen. Für Sammelformen wird nach dem Sammeln ein Bogenbegleitformular erzeugt, das alle auf der Sammelform enthaltenen Positionen beschreibt und visualisiert. Besonders stolz sind wir auf die Produktvisualisierung auf Bogenbegleitformularen und Packlisten. Bei verwechselbaren Produkten kann mit einem Ausschnitt, der das unverwechselbare Spezifikum der einzelnen Sorte zeigt, dem Mitarbeiter geholfen werden, das richtige Produkt in's richtige Paket zu stecken.

Symphony erstellt Packlisten für versandfertige Drucksachen und ggf. weitere Produkte. Produkte werden nach unterschiedlichen Kriterien (z. B. der Lieferadresse oder der Kostenstelle) und unabhängig vom Bestell- und Fertigungsprozess oder der Lagerhaltung für den Versand bereitgestellt. Abhängig von definierten Parametern (z. B. des Gewichts oder des Zielortes) wird der Shipmentprovider automatisiert ausgewählt. Alle erforderlichen Versandpapiere werden erstellt, die Tracking-ID des Paketes dokumentiert und in der Symphony-Auftragsliste und ggf. auch im w2p-Portal zur Nachverfolgung bereitgestellt. Die Versandmitarbeiter werden durch eine intuitive Bedienoberfläche durch den Prozess geführt und haben über die Visualisierung der Unterscheidungsmerkmale der Produkte stets die Kontrolle. Die Symphony-Versandapp ermöglicht insbesondere für kleinteilige und komplexe Versandvorgänge eine enorme Reduktion von Fehlern und eine Verschlankung um Faktoren gegenüber den üblicherweise eingesetzten Tools.

Mit dem Modul Lager ermöglicht Symphony die nahtlose Integration von Warehousing. Für Lagerprodukte werden nach der Bestellung oder des Abrufs Lagerentnahmeformulare und Packlisten generiert. Die Lagerverwaltung bietet die Möglichkeit verschiedene Lager (auch standortübergreifend oder bei Dienstleistern) und Lagerorte (z. B. Palettenplätze oder Regalsysteme) einzurichten und kann durch Workflows gesteuert werden. Ein Ereignis im Workflow (z. B. eine Bestellung in einem Shopsystem) löst eine Lageraktion aus (z. B. die Aufforderung zur Lagerentnahme und Bereitstellung im Versand). Das Modul eignet sich auch zur Optimierung interner Prozesse, wie z. B. der Bereitstellung, Identifizierung und Bestandsführung von Vordrucken.

In SYMPHONY steht ein umfassendes Lagerverwaltungsmodul zur Verfügung. Über Schnittstellen wird dem Frontend (z.B. dem Shop) mitgeteilt, welche Mengen im Lager noch zur Verfügung stehen. Abgänge werden automatisch verbucht.

Sie haben schon eine perfekte Lager- und Materialverwaltung? Dann bauen wir dorthin eine Schnittstelle!

Externe Partner, T-Shirt-Beflocker, Stempelfabrikanten, Druckereien oder Logistiker unterstützen Sie bei der Bewältigung Ihrer Aufgaben als Marketing-Service-Provider. Aufträge oder Teilaufträge, die sie dorthin weitergeben, sollen genauso in die Workflows eingebunden sein, wie Aufträge, die sie selbst fertigen. Stellen Sie diesen Partnern einen einfach zu bedienender WebClient zu Verfügung, der diese in die Lager versetzt Statusmeldungen, Tracking-IDs, etc. rückzumelden. Die externen Partner sehen natürlich nur die Aufträge, die für sie bestimmt sind.

Man kann nicht alles selber machen. SYMPHONY kann einzelne Produkte oder Produktgruppen automatisiert an externe Partner übergeben. Denken Sie z. B. an Produkte, die keine wirtschaftlich sinnvollen Sammelformen in Ihrer Druckerei ergeben. Wenn Sie solche Produkte automatisiert an den Sammelformdrucker Ihres Vertrauens übergeben, können Sie dennoch den Kunden bedienen. Die Partner können transparent in die Produktion eingebunden werden. Statusmeldungen erfolgen automatisiert durch Scan des Barcodes auf den Auftragsbegleitpapieren oder via Webclient. Natürlich profitieren auch Aufträge, die extern produziert werden, von allen Features, die SYMPHONY zur Verfügung stellt.

Im Standard enthält SYMPHONY die Möglichkeit als Leistungsnachweis Excellisten auszuleiten, die Sie einer Rechnung aus Ihrem MIS oder Ihrer Finanzbuchhaltung anfügen.

Das SYMPHONY-Fakturierungsmodul erlaubt Ihnen darüber hinaus in  einem komfortablen Wizard Rechnungen wöchentlich, monatlich oder quartalsweise nach den unterschiedlichsten Kriterien zu erstellen: z.B. pro Lieferadresse, pro im Shop angegebener Rechnungsadresse, pro Kostenstelle, Purchase Order oder .... Das Beste daran: Sie können diese Rechnungsläufe speichern und zum nächsten Abrechungszeitraum einfach erneut aufrufen. So erstellen Sie mit wenigen Mausklicks Rechnungen, für die in der Vergangenheit tagelange Excelorgien veranstaltet werden mussten.

SYMPHONY erlaubt es Ihrem Admin, granulare Rechte zu setzen, so dass alle am Prozess Beteiligten genau das sehen, was sie für Ihren Job benötigen und tun können, was getan werden muss.

SYMPHONY unterstützt Sie bei der Recherche nach Vorgängen. Wer was wann getan hat ist immer nachzuvollziehen. In der Auftragsliste ist zu jeder Position eine Historie abgelegt, das System führt umfangreiche Logs. Naheliegend, dass daraus eine Reportingfähigkeit resultiert, die es Ihnen ermöglicht, alle Informationen aus dem System zu entnehmen, die Sie für die Gestaltung der Zukunft benötigen.